ROTARY CLUB DE SÃO PAULO BELA VISTA-BIXIGA
DISTRITO 4610
"Quando precisamos de um contato, pode ser que não mais nos lembremos do nome da empresa, da pessoa ou mesmo de ambos. Apenas nos lembramos de um produto ou tipo de serviço que necessitamos, por isso precisamos ter a capacidade de poder pesquisar por qualquer campo existente no cartão de visita que recebemos", diz Mário Pinho Sobrinho, diretor de tecnologia da Arquivar Gestão de Documentos, especializada na gestão estratégica de documentos e informação corporativa.
Consultores de recursos humanos são categóricos em afirmar que temos que ampliar e manter ativa nossa networking, rede de relacionamento profissional. Para isso, os cartões de visitas são poderosos aliados, mas geralmente ficam esquecidos em arquivos e gavetas, sem uso. Quem nunca encontrou um cartão de visitas perdido na bolsa, agenda ou mesmo na gaveta do escritório e se perguntou "onde eu conheci esta pessoa?" ou ainda pior: "quem ele é?".
Os erros e dúvidas em relação ao uso desse material vão desde sua organização até como 'ativar' essa base de dados a seu favor. "Pagar uma academia não lhe fará mais saudável se você não ativar a sua frequência diária, certo? Pois o mesmo vale para sua rede de network, é necessário praticar, cultivar e tornar isto um hábito. Com ações sistemáticas, você poderá usufruir do principal benefício de uma rede bem trabalhada: estar na memória recente das pessoas, o que pode muitas vezes significar chegar em primeiro lugar neste mundo tão competitivo", diz a consultora de Recursos Humanos Andrea Piscitelli, professora da Pós Graduação da Faap e MBA do varejo da FIA.
Em primeiro lugar, é imprescindível comparecer a reuniões e eventos com seus cartões. Não há espaço para a desculpa de que você entregou o último no dia anterior e esqueceu de pegar outros ou que seus dados acabaram de mudar. Os cartões são poderosos aliados logo no momento em que você conhece uma pessoa. Numa reunião, ajudam a não esquecer nomes e cargos dos participantes.
Uma dica é organizá-los na ordem em que as pessoas estão sentadas à mesa, assim fica fácil recorrer a essas informações para não trocar o nome de ninguém. Uma gafe imperdoável é deixá-los para trás depois da reunião. Isso demonstra desinteresse ou desorganização, causando má impressão. Com essa atitude você está dizendo 'você não é importante para mim.'
Organização
Guardo os cartões por ordem alfabética? Organizo a partir do nome da empresa ou da pessoa? Por melhor e mais organizado que seja seu arquivo físico, é recomendável que as informações sejam transferidas para um programa de gerenciamento de dados.
Pode parecer complicado, mas é a melhor solução. "Quando precisamos de um contato, pode ser que não mais nos lembremos do nome da empresa, da pessoa ou mesmo de ambos. Apenas nos lembramos de um produto ou tipo de serviço que necessitamos, por isso precisamos ter a capacidade de poder pesquisar por qualquer campo existente no cartão de visita que recebemos", diz Mário Pinho Sobrinho, diretor de tecnologia da Arquivar Gestão de Documentos, especializada na gestão estratégica de documentos e informação corporativa. "A organização física dos cartões sempre será um problema pois permite que você escolha apenas uma maneira de localizá-los", afirma Kelley Lara, gerente de Marketing da empresa Organize sua Vida, que sugere o uso de programas como o Outlook Express, Excel ou outro tipo de banco de dados que contenha opções de filtros.
A dica dos especialistas é completar com informações úteis que possam ajudá-lo a localizar a informação quando necessário: data do evento, área de atuação da empresa/pessoa, descrição dos produtos/serviços prestados, características da pessoa, data de aniversário, observações, arquivos e anexos. Sobrinho recomenda ainda manter anotados todos os contatos feitos com a pessoa, a fim de criar um histórico das atividades realizadas. "Após termos anotado no sistema todas as informações relativas ao cartão de visita, podemos descartar o papel", diz.
Se mesmo assim desejar guardar os cartões físicos, agrupe os cartões segundo o ramo de atuação e nome, por exemplo: Gráficas/Gráfica Imperatriz/Gráfica Nadia Lopes/Gráfica Zurick. "Para isso, é melhor utilizar fichários para cartões de visita, que permitem a criação de categorias, assim como arquivos de pastas suspensas", diz Kelley Lara. "Organize para cada tipo de contato um álbum diferente como parceiros de negócios, fornecedores, clientes, lazer. Quanto mais segmentado melhor para você programar ações direcionadas", completa.
Outra dica bastante útil: imagine que você tem um cliente que anda distante que adora comida japonesa, e recentemente você frequentou a inauguração de um dos melhores restaurantes japoneses com menu degustação numa região nobre de São Paulo. "Por que não convidá-lo para um almoço neste cenário tão favorável?", diz Andrea Piscitelli. Mesmo com o arquivo físico, é possível incrementar as informações-chave. "O ideal é reservar um momento do dia para registrar em cada novo contato, no verso do cartão ou mesmo com um mini post-it, dados importantes que lhe dêem um gancho futuro para uma aproximação mais natural e personalizada, como um hobby, a cidade natal, amigos, formação, entre outras coisas",ensina Andrea.
Fonte: Portal Terra
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Postado por Blogger no Rotary Club de São Paulo - Bela Vista - Bixiga em 8/12/2013 02:19:00 PM
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